Datenschutz

Datenschutzhinweise für synordis.com

Synordis ist eine Lösung der Octramind AI GmbH. Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website sowie in Buchung und Aktivierung.

1. Verantwortliche Stelle

Octramind AI GmbH
Arnheimer Str. 42
40489 Düsseldorf
E-Mail: hello@synordis.com

2. Allgemeine Hinweise

Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf dieser Website können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssysteminformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Logdaten werden gelöscht, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle notwendig ist.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Anfrageformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihr Unternehmen, Ihre Nachricht, bei Rückrufwünschen Ihre Telefonnummer und ein optionales Zeitfenster sowie eine gegebenenfalls ausgewählte Paketkonfiguration zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Das Anfrageformular benötigt kein Kundenkonto und löst keine Bestellung aus. Anfragen werden im Website-System verschlüsselt gespeichert und an die zuständige Mitarbeiteradresse per E-Mail übermittelt. Bei Versandfehlern erfolgen Wiederholungen; Administratoren können offene Anfragen einsehen und den Versand erneut anstoßen. Die Formulardaten werden nach 180 Tagen automatisch aus dem Website-System gelöscht. Nachrichten in den Postfächern unterliegen deren jeweiligen Aufbewahrungsregeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags zusammenhängt. In sonstigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Buchungs- und Onboarding-Daten

Persönliche Demo-Termine

Bei einer Demo-Terminbuchung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die optional angegebene Organisation, den ausgewählten Termin und eine gegebenenfalls übernommene Paketkonfiguration mit Nutzerzahlen und Preisvorschau zur Organisation und Durchführung des Gesprächs. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail; der zuständige Mitarbeiter wird ebenfalls benachrichtigt. Der Versand erfolgt über den von uns eingerichteten E-Mail-Dienst. Bei aktivierter Microsoft-365-Anbindung werden Name, E-Mail-Adresse, Termin und gegebenenfalls die ausgewählte Paketkonfiguration an Microsoft 365 übermittelt, um eine Outlook-Kalendereinladung mit Teams-Besprechungslink zu erstellen. Zur Vermeidung von Überschneidungen werden belegte Zeiten des Organisatorkalenders berücksichtigt; dessen Termininhalte werden Besuchern nicht angezeigt. Die Buchungsdaten werden 180 Tage nach dem Termin automatisch aus dem Buchungssystem gelöscht. Einladungen und Nachrichten in Microsoft 365 und den Postfächern unterliegen deren jeweiligen Aufbewahrungsregeln. Die Verarbeitung Ihrer Anfrage erfolgt auf den unter Kontaktaufnahme genannten Grundlagen.

Für angemeldete Administratoren setzt die Terminverwaltung ein technisch erforderliches Sitzungscookie mit einer Laufzeit von höchstens acht Stunden. Besucher benötigen für die Kalenderauswahl kein Buchungscookie.

Unternehmensregistrierung, Kundenportal und Angebote

Bei der Unternehmensregistrierung speichern wir Unternehmensname, Rechtsform, Anschrift, Land, optional Steuer- und Registerangaben sowie Namen, geschäftliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Ansprechpartner. Sie können abweichende Rechnungs- und technische Kontakte benennen. Die Haupt-E-Mail-Adresse bestätigen Sie über einen einmaligen Link mit 72 Stunden Gültigkeit. Der Zugang zum Portal wird erst nach Bestätigung und Passwortvergabe aktiviert. Passwörter werden ausschließlich als Argon2id-Hash gespeichert; technisch notwendige Kundensitzungen laufen standardmäßig nach zwölf Stunden ab.

Wir verarbeiten Produktwünsche, Nutzerzahlen, Integrationen, Migrations- und Sonderwünsche sowie die Nachrichten zur Anbahnung und Durchführung des Vertrags. Im Kundenportal liegen versionierte Angebote, zugehörige Vertragsunterlagen, Annahmen mit Zeitpunkt und handelndem Konto, Laufzeitinformationen und Rechnungen. Synordis-Mitarbeiter führen intern ergänzende Vertriebsnotizen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO und bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten lit. c. Betriebliche Bestätigungen und Benachrichtigungen versenden wir über den eingerichteten E-Mail-Dienst; vertrauliche Portalnachrichten werden in Benachrichtigungen nicht wiedergegeben. Rechnungsbenachrichtigungen gehen an den benannten Rechnungskontakt, sonst an den Hauptkontakt. Der Download der Dateien setzt einen berechtigten Portalzugang voraus.

Werbliche E-Mails zu Synordis, Angeboten, Aktionen und Veranstaltungen der Octramind AI GmbH erhalten Sie nur nach freiwilliger gesonderter Einwilligung. Der Haken ist nicht vorbelegt. Nach Ihrer Anfrage bestätigen Sie die Einwilligung nochmals auf der über die E-Mail erreichbaren Bestätigungsseite. Ohne diese Bestätigung bleibt Marketing deaktiviert. Wir dokumentieren Einwilligungstext, Version und Bestätigungszeitpunkt. Sie können die Einwilligung jederzeit im Kundenportal oder per E-Mail an hello@synordis.com mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Registrierung, Buchung und notwendige Betriebskommunikation hängen nicht von dieser Einwilligung ab.

Tarifbuchung und Aktivierung

Wenn Sie einen Tarif starten, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontakt-, Organisations- und Buchungsdaten, um eine Checkout-Session bereitzustellen, Zahlungen serverseitig zu validieren und den Aktivierungsprozess für den künftigen Admin-Zugang durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für Checkout und Zahlungsabwicklung kann Stripe eingesetzt werden. Dabei werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an Stripe übermittelt. Die Provisionierung erfolgt nicht über die Erfolgsseite im Browser, sondern erst nach einem serverseitig validierten Webhook-Ereignis.

7. Aktivierung und Bereitstellung

Nach validierter Zahlung kann eine Aktivierungs-E-Mail an den benannten Administrator versendet werden. Erst nach abgeschlossener Aktivierung werden die für die Bereitstellung notwendigen Organisations- und Benutzerdaten in die Synordis-Anwendungsumgebung übertragen.

8. Cookies und Analyse

Wir verwenden Plausible Analytics zur statistischen Auswertung und Verbesserung unserer Website. Erfasst werden aufgerufene öffentliche Seiten, Zugriffszeitpunkte, Herkunftsseiten und Kampagnenkennungen sowie Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und ungefährer Standort. Hinzu kommen zusammengefasste Angaben zu Demo-Klicks, erfolgreichen Terminreservierungen, Checkout-Starts und Kontoaktivierungen. Formularinhalte, Namen, E-Mail-Adressen, Passwörter sowie Aktivierungs- und Zahlungskennungen werden von unserer Analyse-Einbindung nicht übermittelt. Konto- und Administrationsseiten sind von der Analyse ausgenommen.

Anbieter ist Plausible Insights OÜ in Estland. Nach Angaben des Anbieters werden Analysedaten in der EU verarbeitet. IP-Adresse und Browserkennung werden zur technischen Übermittlung und zur Bildung einer täglich wechselnden, websitespezifischen Kennung verarbeitet; die ursprüngliche IP-Adresse und vollständige Browserkennung werden nach Anbieterangaben nicht gespeichert. Der für die Kennung verwendete Schlüssel wird alle 24 Stunden gelöscht. Statistische Ereignis- und Besuchsdaten bleiben für Zeitvergleiche bis zur Löschung der Website-Daten in unserem Plausible-Konto gespeichert.

Die Reichweitenmessung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer bedarfsgerechten Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir setzen hierfür keine Analyse-Cookies oder dauerhaften Besucherkennungen im Browser und verwenden die Daten nicht für personalisierte Werbung oder eine Wiedererkennung über mehrere Websites. Sie können der Analyse unten widersprechen. Nur zur Speicherung Ihres Widerspruchs wird ein lokaler Eintrag in diesem Browser gesetzt; er bleibt bis zur erneuten Freigabe oder bis zum Löschen der Browserdaten erhalten. Do Not Track und Global Privacy Control werden ebenfalls berücksichtigt.

Unabhängig davon speichert die Website Ihre Sprachwahl in einem Cookie für höchstens ein Jahr. Für angemeldete Kunden und Administratoren werden technisch erforderliche Sitzungscookies verwendet. Externe Websites verarbeiten Daten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen.

Datenschutzinformationen von Plausible

Google Ads: freiwillige Werbemessung

Für die Verwaltung von Website-Tags verwenden wir Google Tag Manager. Er wird auf öffentlichen Marketingseiten bei jedem Aufruf geladen, auch vor Ihrer Zustimmung, bei Ablehnung und bei aktiviertem Do Not Track oder Global Privacy Control. Google erhält dabei technisch bedingt Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie, über Diagnoseaufrufe des Tag Managers, die besuchte Seite ohne URL-Parameter. Ohne Ihre Zustimmung ist die Speicherung für Werbezwecke über den Google Consent Mode abgelehnt; die Speicherung für Analysezwecke ist stets abgelehnt. Konto-, Verwaltungs-, Checkout- und Aktivierungsseiten sind ausgenommen. Die Einbindung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer zentralen Verwaltung der Website-Tags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn Sie der Werbemessung zustimmen, laden wir auf öffentlichen Marketingseiten das Google-Tag für Google Ads. Es dient der Zuordnung von Anzeigenklicks zu Websitebesuchen und erfolgreich gebuchten Demo-Terminen. Google erhält dabei unter anderem Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die besuchte Seite sowie Anzeigenklick- und Cookie-Kennungen. Dieses Google-Tag für Google Ads wird vor Ihrer Zustimmung und bei Ablehnung nicht geladen. Konto-, Verwaltungs-, Checkout- und Aktivierungsseiten sind von dieser Einbindung ausgenommen.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz ist Google Ireland Limited, Irland. Daten können auch an Google LLC in den USA übermittelt werden. Weitere Informationen zur Verarbeitung und zu internationalen Datenübermittlungen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google. Wir haben die Signale für personalisierte Werbung deaktiviert und übermitteln keine Formularinhalte oder Kontaktdaten für erweiterte Conversions. Erfolgreich gebuchte Demo-Termine werden nach Bestätigung durch unseren Server als Conversion mit einer zufälligen Kennung zur Vermeidung von Doppelzählungen und dem festen Messwert 1 EUR erfasst. Dieser Messwert ist kein Umsatz. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Gesprächsinhalt und Termindaten werden dabei nicht an Google übermittelt.

Die Werbemessung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Google kann dafür Cookies mit dem Namensanfang „_gcl_“ verwenden, die laut Google bis zu 90 Tage bestehen. Ihre Zustimmung oder Ablehnung speichern wir für 180 Tage lokal in diesem Browser. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ im Seitenfuß ändern und die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei Widerruf entfernen wir die von dieser Einbindung gesetzten, zugänglichen Google-Werbekennungen im Browser und laden die Seite ohne das Google-Tag für Google Ads neu. Do Not Track und Global Privacy Control haben Vorrang vor einer gespeicherten Zustimmung.

Datenschutzhinweise von Google · Informationen zu Google-Cookies

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Aktivierung, Abrechnung, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

11. Verschlüsselung

Diese Website wird per TLS verschlüsselt übertragen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Adresszeile Ihres Browsers.