Anwendung in der EU
OVHcloud-Infrastruktur in Deutschland oder Frankreich. Den konkreten Standort halten die Kundenunterlagen fest.
Synordis Trust Center
Vertrauliche Verträge verdienen konkrete Antworten.
Wo liegen die Daten? Wer kann zugreifen? Was passiert bei einer KI-Anfrage? Hier finden Sie das Betriebsmodell, technische Maßnahmen und Unterlagen für Ihre Prüfung – verständlich beschrieben und mit dem Umfang der jeweiligen Zusage.
Kurzer Überblick oder detaillierter Einblick: Sie entscheiden, wie tief wir gehen.
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Orientierung
Prüfen Sie die Themen, die für Ihr Unternehmen zählen.
Anwendung, Infrastruktur und externe Dienste haben unterschiedliche Aufgaben. Das Trust Center zeigt den dokumentierten Basisschutz und die Punkte, die für Ihren Auftrag zusätzlich festgelegt werden.
Zugriff nach Aufgabe
Persönliche Konten, serverseitige Berechtigungen und Mandantentrennung. Microsoft Entra SSO lässt sich in die Unternehmensanmeldung einbinden.
Nachweise und Ansprechpartner
AVV und TOM erläutern die Maßnahmen. Infrastrukturzertifikate stammen von OVHcloud; Ihre Fragen beantwortet das Synordis-Team.
01 · Hosting & Trennung
Ihre Anwendung auf OVHcloud-Infrastruktur in der EU.
Der produktive Synordis-Betrieb erfolgt auf VPS-Infrastruktur von OVHcloud in Deutschland oder Frankreich. Standort und Betriebsmodell werden in den Vertrags- und Datenschutzunterlagen dokumentiert.
OVHcloud betreibt die Rechenzentrumsinfrastruktur und ihren physischen Schutz. Für seine VPS beschreibt OVHcloud unter anderem Anti-DDoS-Schutz und automatische Sicherungsoptionen. Welche Sicherungen im Synordis-Betrieb genutzt werden, wird im konkreten Backupkonzept dokumentiert. Octramind AI verantwortet den vereinbarten Anwendungsbetrieb, Berechtigungen und die Betreuung der Anwendung.
Zertifikate richtig einordnen
ISO-Nachweise der Infrastruktur.
OVHcloud veröffentlicht Zertifizierungen und deren Geltungsbereiche für die Infrastruktur. Für die Prüfung sind der konkret eingesetzte Dienst und der aktuelle Nachweis maßgeblich.
Daraus folgt keine eigene ISO-Zertifizierung von Synordis oder Octramind AI. Die Synordis-TOM beschreiben den Basisschutz und die Orientierung an ausgewählten Sicherheitskontrollen.
Zu AVV und TOM →| Frage | Standardbetrieb | Eigene EU-Serverumgebung |
|---|---|---|
| Wie wird getrennt? | Logisch: eindeutige Mandantenzuordnung und serverseitig geprüfte Zugriffe in einer gemeinsam betriebenen Umgebung. | Zusätzlich auf Ebene des virtuellen Servers: eine separat betriebene Umgebung für Ihr Unternehmen. |
| Was heißt das verständlich? | Eine Anwendung kann mehrere Unternehmen bedienen. Jeder Zugriff wird dem berechtigten Unternehmensbereich zugeordnet. | Eine eigene virtuelle Maschine wird für Ihr Unternehmen bereitgestellt. Die physische Hardware steht im Rechenzentrum. |
| Was gehört weiterhin dazu? | Rollen, Berechtigungen, Verschlüsselung und dokumentierte Sicherung. | Auch eine eigene VM braucht Rollen, Berechtigungen, Updates und Backups. |
| Was kostet es? | Der Standardbetrieb ist im vorgesehenen Synordis-Angebot enthalten. | 199 € zusätzlich pro Unternehmen und Monat. Dimensionierung, Einrichtung und konkreten Betriebsumfang halten wir im Angebot fest. |
| Was ändert sich am KI-Datenweg? | Das Hostingmodell allein legt den Verarbeitungsort eines externen KI-Dienstes nicht fest. Dafür gelten die separat beschriebenen Zugänge und Einstellungen. | |
Eine eigene virtuelle Maschine ist kein eigener physischer Server.
Sie erhalten eine zusätzlich getrennte virtuelle Betriebsumgebung in der EU. Benötigte Ressourcen, Einrichtung und besondere Support- oder Verfügbarkeitsanforderungen stimmen wir für Ihren Auftrag ab. Der Aufpreis ersetzt keine externen Inhalts- oder Anbietergebühren.
Betriebsoption und Preis ansehen →02 · Konten, Rollen & SSO
Einloggen heißt nicht: alles sehen dürfen.
Persönliche Konten und zugewiesene Rollen begrenzen den Zugriff auf das, was für die Aufgabe benötigt wird. Zugriffe werden serverseitig geprüft; die Oberfläche allein entscheidet nicht über Berechtigungen.
- Anfragesteller sehen die für sie freigegebenen Anliegen und Ergebnisse
- Fachverantwortliche steuern Prozesse, Tickets, Unterschriftsberechtigungen und KI-Freigaben
- Rechte für vertrauliche Themen und einzelne Vorgänge werden gezielt vergeben
- Administrative Zugriffe bleiben auf autorisierte Personen und notwendige Tätigkeiten beschränkt
- Berechtigungen werden bei Rollenwechsel und Ausscheiden überprüft und angepasst
Microsoft Entra Single Sign-on
Die Anmeldung kann mit der vorgesehenen Microsoft-Entra-Umgebung verbunden werden. Welche Anmelderichtlinien dabei greifen, hängt von der konkreten Unternehmenskonfiguration und dem vereinbarten Zugriff ab.
Die Synordis-Administration ist eine organisatorische Aufgabe. Sie kann durch Legal, Geschäftsführung, Vertriebsleitung oder einen anderen benannten Verantwortlichen übernommen werden.
03 · Schutz der Daten
Während der Übertragung und bei der Speicherung.
Die dokumentierten Maßnahmen umfassen Verschlüsselung, getrennte Geheimnisverwaltung und kontrollierte Protokollierung. Die konkrete technische Konfiguration gehört zur Betriebsdokumentation.
TLS für die Verbindung
Webzugriffe und externe Schnittstellen werden TLS-verschlüsselt übertragen, soweit die jeweilige Schnittstelle dies technisch unterstützt.
Verschlüsselte Speicherung
Produktive Daten und Sicherungen werden gemäß TOM bei der Speicherung verschlüsselt. Schlüssel und Zugangsdaten werden getrennt vom Anwendungsquelltext verwaltet.
Zweckgebundene Protokolle
Sicherheits-, Anmelde- und Betriebsereignisse werden für definierte Zwecke protokolliert. Zugriff, Aufbewahrung und Löschung sind geregelt.
Vertraulichkeit braucht auch einen passenden Prozess.
Welche Personen Zugriff erhalten, welche externen Dienste aktiviert werden und wie lange Daten bleiben, wird für den Einsatz Ihres Unternehmens konkretisiert.
04 · Betrieb, Backup & Wiederherstellung
Eine Sicherung muss auch wieder nutzbar werden.
Relevante Produktivdaten und Konfigurationen werden regelmäßig verschlüsselt gesichert. Aufbewahrungszyklen und kontrollierte Wiederherstellungsverfahren sind dokumentiert. Die Funktionsfähigkeit wird risikoorientiert überprüft.
- Regelmäßige verschlüsselte Sicherungen
- Definierte Aufbewahrungs- und Überschreibungszyklen
- Überwachung zentraler Dienste und Behandlung erkannter Störungen
- Kontrollierte Änderungen; getrennter Entwicklungs- und Produktivbetrieb
Wiederherstellungsziele, Supportzeiten und Verfügbarkeitszusagen werden im Auftrag festgehalten. Die öffentliche Übersicht verspricht dafür keine pauschalen RPO-, RTO- oder SLA-Werte.
Wenn etwas auffällt, gibt es einen Ablauf.
Erkennen und bewerten
Betriebsabweichungen, Schwachstellen und Meldungen nach Risiko einordnen.
Eindämmen und sichern
Auswirkungen begrenzen und Informationen zur Aufklärung sichern.
Beheben und wiederherstellen
Ursachen bearbeiten und den vereinbarten Betrieb wiederherstellen.
Informieren und verbessern
Betroffene Auftraggeber bei bestätigten Datenschutzverletzungen im Verantwortungsbereich unverzüglich informieren; Folgemaßnahmen dokumentieren.
Entwicklung & Schwachstellen
Sicherheit gehört in den laufenden Betrieb.
Code- und Abhängigkeitsprüfungen, Eingabevalidierung, serverseitige Autorisierung und sichere Fehlerbehandlung unterstützen die Anwendungssicherheit. Erkannte Schwachstellen werden bewertet, priorisiert und bearbeitet.
Die TOM orientieren sich an ausgewählten Anforderungen der ISO/IEC 27001 und des OWASP ASVS. Das ist ein Sicherheitsrahmen und keine Behauptung einer vollständigen Konformität oder Zertifizierung.
Ein vertraulicher Meldeweg.
Haben Sie eine Schwachstelle entdeckt oder eine konkrete Sicherheitsfrage? Schreiben Sie direkt an das Synordis-Team.
Vertrauliche Sicherheitsmeldung senden →hello@synordis.com · Betreff „Vertrauliche Sicherheitsmeldung“
05 · KI-Verarbeitung
EU-Hosting und KI-Berechnung sind getrennte Datenwege.
Für KI-Recherche und Vertragserstellung nutzt Synordis einen hinterlegten OpenAI-API-Zugang. Alternativ kann der vorgesehene eigene OAuth-Zugang hinterlegt werden. Die für eine Funktion benötigten Inhalte werden an den gewählten Dienst übermittelt.
1 · Auftrag in Synordis
Sie wählen eine KI-Funktion für eine Recherchefrage oder einen Entwurf. Anwendung und Datenhaltung laufen auf der vereinbarten OVHcloud-Infrastruktur.
2 · Übermittlung an OpenAI
Die für die Funktion benötigten Eingaben und Inhalte gehen an den eingebundenen Dienst. Der zentrale API-Zugang oder eigene Zugang bestimmt die zu prüfenden Einstellungen.
3 · Ergebnis zurück im Vorgang
Antwort oder Entwurf kommen in die Synordis-Bearbeitung zurück. Die verantwortliche Person prüft und verwendet das Ergebnis.
| Zugang | Was ist vorgesehen? | Was ist zu klären? |
|---|---|---|
| Zentraler OpenAI-API-Zugang | Die KI-Funktionen nutzen den von Synordis hinterlegten API-Zugang. | Projekt, Funktionen, Verarbeitungseinstellungen, Aufbewahrung und Region. |
| Eigener OAuth-Zugang | Ein unterstützter eigener Zugang kann für die vorgesehenen Funktionen hinterlegt werden. | Konto und Workspace, Berechtigungen, Bedingungen, Region und gegebenenfalls separate Abrechnung. |
Prüfpunkt: konkrete OpenAI-Verarbeitungsregion.
Eine ausschließliche EU-Verarbeitung sämtlicher KI-Eingaben ist für die hier beschriebenen Zugänge noch nicht belegt. Vor einer entsprechenden Zusage müssen die tatsächlich eingesetzten Projekte, Funktionen und Einstellungen geprüft und dokumentiert werden. Auch eine eigene EU-VM allein verhindert keine Übermittlung an einen aktivierten externen Dienst.
KI unterstützt einzelne Arbeitsschritte. Vertragsablage, Tickets, Aufgaben und direkte Recherche in freigeschalteter Fachliteratur sind eigenständige Abläufe. Sie setzen nicht voraus, dass jede Bearbeitung zu einer KI-Anfrage wird.
06 · Eingebundene Dienste
Welcher Anbieter erhält wofür Daten?
Die Auswahl wird für Ihren Auftrag dokumentiert. Zusatzdienste werden im vereinbarten Umfang aktiviert. Diese Übersicht erläutert ihre Aufgaben; sie ersetzt keine kundenspezifische Unterauftragnehmerliste.
| Anbieter / Dienst | Aufgabe | Für Ihren Auftrag konkretisieren |
|---|---|---|
| Infrastruktur für Anwendung, Datenhaltung und vereinbarte Sicherung. | Standort Deutschland oder Frankreich, Standardbetrieb oder eigene VM, Betriebsparameter. |
| OpenAI | KI-unterstützte Recherche und Vertragserstellung. | API- oder eigener OAuth-Zugang; Funktionen, Region, Aufbewahrung und Bedingungen. |
| Microsoft Entra / E-Mail | Unternehmensanmeldung sowie vorgesehene E-Mail- und Dokumentabläufe. | Unternehmenskonfiguration, Berechtigungen, Konten und aktivierte Schnittstellen. |
| Elektronische Signatur im eingerichteten Vertragsprozess. | Anbieterzugang, Signaturart, betroffene Dokumente und geltende Bedingungen. |
| Adobe Acrobat Sign | Alternative Signaturanbindung für den vereinbarten Ablauf. | Zugang, Nutzungskonditionen, Dokumentübermittlung und Einstellungen. |
| Zugriff auf zusätzlich lizenzierte juristische Fachinhalte. | Verlagsmodule, Endkundenberechtigung, Nutzerrechte und Zugangsmodell. |
| Register- und Rechtsquellen | Recherche in aktivierten Quellen und Abruf von Registerinformationen. | Quellen, Nutzungsbedingungen und mögliche zusätzliche Abrufkosten. |
Externe Dienste werden gesondert betrachtet.
Zweck, Verarbeitungsort und gegebenenfalls die Grundlage eines Drittlandtransfers gehören in die konkreten Datenschutzunterlagen. Ein Anbieterlogo oder der EU-Standort der Hauptanwendung beantwortet diese Fragen allein nicht.
07 · Daten über die Laufzeit hinaus
Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung werden vereinbart.
Vertragsarbeit läuft lange. Daten werden trotzdem nur für den vereinbarten Zweck und unter Berücksichtigung erforderlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.
- Zugriffe und Prozesse nach dem erforderlichen Umfang einrichten
- Kundenspezifische Aufbewahrungs- und Löschfristen dokumentieren
- Bei Vertragsende Rückgabe, Löschung oder erforderliche Sperrung abstimmen
- Sicherungskopien innerhalb des dokumentierten Zyklus geschützt überschreiben
Datenmitnahme von Anfang an besprechen.
Formate, Umfang und Ablauf eines Datenexports werden für den Einsatz konkretisiert. Dazu gehören die gewünschten Vertragsdateien, zugehörigen Daten und gegebenenfalls Unterstützung bei der Übergabe.
Laufzeit, Kündigung, Supportumfang und Zusatzleistungen stehen im Vertrag. So lassen sich Einführung und ein späterer Wechsel sachlich planen.
08 · Unterlagen & Kontakt
Nachweise für die Menschen, die mitprüfen.
Beschaffung, Datenschutz und IT benötigen nachvollziehbare Angaben. Die vorhandenen Muster bilden den Ausgangspunkt. Kundendaten, aktivierte Dienste und Betriebsparameter werden für den Auftrag ergänzt.
AVV · Version 1.4
Muster zur Auftragsverarbeitung mit kundenspezifischen Ergänzungen und vereinbarten Diensten.
AVV öffnen ↗TOM · Version 1.2
Basisschutz zu Zugriff, Trennung, Verschlüsselung, Sicherung und Vorfallsbehandlung.
TOM öffnen ↗OVHcloud-Nachweise
Veröffentlichte Zertifizierungen und Geltungsbereiche des Infrastrukturbetreibers. Keine eigene Synordis-Zertifizierung.
Infrastrukturnachweise prüfen ↗Ihre Fragen müssen nicht in ein Standardformular passen.
Senden Sie uns Ihre Anforderungen oder vereinbaren Sie einen Rückruf. Wir gehen Standort, Datenwege, Zugriffe und erforderliche Nachweise gemeinsam durch.
Hinweise zum Leistungsumfang
Die Inhalte stützen sich auf die vorhandenen Synordis-TOM und den beschriebenen Funktionsumfang. Konkrete KI-Einstellungen und individuelle Betriebsvereinbarungen werden vor verbindlichen Zusagen ergänzt.
LERNEN WIR UNS KENNEN
Gehen wir Ihre Anforderungen gemeinsam durch.
Ein kurzer Überblick oder eine Prüfung im Detail: Sie bestimmen den passenden Einstieg.